انقاذ نفسك: كيف التقارير قوالب تعطيك الوقت والمال

انقاذ نفسك: كيف التقارير قوالب تعطيك الوقت والمال

هل تعلم أن نماذج التقارير تستطيع إدخار وقت شركتك وأموالها؟

يمكن للمؤسسات أن تنفق ما يبلغ إلى 30٪ على عدم الجدارة . تَستطيع البدء في إزاحة الكفاءات في عملك باستعمال القوالب.

بال في مختلف المستندات والتقارير التي تنشئها. كم منهم يتم إنشاؤه عديدة مرات؟

إذا وجدت أنك أنت وموظفوك يقومان بتأسيس نفس المستندات مرارًا وتكرارًا ، فاستمر في القراءة لمعرفة أسلوب استعمال النماذج لادخار الوقت وتعزيز الإنتاجية.

قوالب التقارير توفيرا للوقت
على الارجح أن يحكم الموظفون المزيد من الوقت في تنسيق التقارير أكثر الأمر الذي يقضونه في كتابة المحتوى.

تدعم النماذج موظفيك نظرًا لأن أغلب الشغل قد تم إجراؤه لهم بشكل فعلي. ليس عليهم أن يتخذوا قرارا أشياء مثل موضع الشعار.

كما ليس هناك داعي للقلق بخصوص الخطوط أو مقادير الخطوط أو الهوامش أو تأسيس صفحة الغلاف أو أنماط العناوين.

عليهم لاغير التداول مع البيانات التي تدخل في التقرير. وذلك يقصد أنها توفر الوقت والتوتر في تأسيس التقارير.

وسيتم تحرير وقت موظفيك حتى يتمكنوا من الشغل على مشروعات أخرى أهم.

قوالب إدخار المال
وتنفق أكثرية المؤسسات ما بين 15 و 35٪ من العائدات السنوية على المدفوعات الشهرية. إذا كانوا يقضون وقتًا أدنى في توليد التقارير ، فما كمية الثروات التي من الممكن أن تنقذ عملك؟

ايضا ، تذكر عامل الخطأ البشري. التقارير التي يتم إنشاؤها يدويًا عرضة لخطأ بشري ، مثل الأخطاء المطبعية.

هناك تكلفة إضافية للعودة إلى تصحيح التقارير. هناك أيضًا تكليفات محتملة لنشاطك التجاري إذا كانت البيانات الهامة (تفكر في تنبؤات المبيعات) تتضمن على بيانات خاطئة.

لو كان عليك اتخاذ مراسيم تجارية استنادًا إلى بيانات غير صحيحة ، فقد يكلف شركتك أكثر على النطاق الطويل.

من الممكن أن تمنح نماذج التقارير لشركتك أفضلية عندما يرتبط الشأن بتدريب المستوظفين الحديثين. تَستطيع تأسيس حقول وإدراج نصائح في الحقول. يمكن للمستوظفين الحديثين تأسيس تقارير الجودة من اليوم الأول مع اليسير من التمرين.

قوالب يقع تأثيرها على علامتك التجارية
كمكافأة إضافية ، من الممكن أن تخلق نماذج التقارير انطباعًا جيدًا لشركتك وعلامتك التجارية.

تستخدم مؤسسات التعليم الإلكتروني القوالب لمساعدتها في تأسيس هيئة خارجية متناغم عبر قوالب الدورات التدريبية. تَستطيع القيام بشيء مشابه مع القوالب المخصصة بك.

لنفترض أنك طلبت من ثلاثة أفراد تأسيس التقرير ذاته لإرساله إلى الزبائن. كل توثيق يظهر مختلفا طفيفا.

لو كان الزبون ذاته يحصل على تقارير غير مشابهة ، ما هو نوع الانطباع لشركتك يملكون؟ من الممكن أن تظهر شركتك غير ممنهجة ويمكنها أن تترك الزبائن يتساءلون عما يأتي ذلك في مؤسستك.

إن استعمال النماذج سوف يعطي شركتك هيئةً خارجيةً متناسقاً وسيكون عند موظفيك ثقة أضخم في تقديم البيانات للزبائن.

كيف تَستطيع استعمال قوالب التقارير
يمكن استعمال القوالب في الكثير من التطبيقات وعبر جميع الصناعات.

على طريق المثال ، يمكن للمدرب الشخصي استعمال نماذج التقارير لتأسيس برامج التمرين وتقارير تقدم الزبون. يمكن لشركات إصدار البترول تأسيس قالب جدول مواعيد معلومات الإصدار لتتبع تقارير إصدار المستثمر وتقارير معيار البترول.

تحتوي الاستخدامات الأخرى للقوالب ما يلي:

جدول مواعيد إجراءات المؤتمر
الجداول الزمنية
جدول مواعيد المستوظف
كشوف الحساب
ادارة مشروع
أنواع المصاريف
تقهقر
دفاتر المكالمات
الميزانيات
ادارة الرصيد
تنبؤات المبيعات
يمكن استعمال قوالب التقارير في أي تنفيذ تقريبًا. لاختيار ما يلزم أن يكون لديك نموذج ، بال في المستندات التي تستخدمها أنت وموظفيك في معظم الأحيان. أي شيء يتم إنشاؤه أكثر من  مرة يلزم أن يتضمن على قالب.

تَستطيع تأسيس مستوى آخر من تحديد الأولويات وفق القسم أو من يشاهد التقارير. على طريق المثال ، قد تضع أولوية أعلى في التقارير التي تجابه الزبائن مضاهاة بالتقارير الداخلية.

أسلوب تصميم قوالب التقارير الفعالة
في أعقاب تجميع لائحة بالتقارير والمستندات التي تحتاج نماذج ، فقد حان الوقت لبدء بنائها.

أفاد بيل جيتس : "القاعدة الأولى لأي تكنولوجيا مستخدمة في الإجراءات التجارية هي أن الأتمتة المطبقة على عملية فعالة ستعظم من الجدارة. والثاني هو أن الأتمتة المطبقة على عملية غير فعالة ستعظم عدم الجدارة ".

عندما تقوم بتصميم القالب المخصص بك ، فإنك ترغب في التيقن من جعله فعالاً قدر الإمكان. وذلك يقصد أنك ستحتاج إلى تأسيس نموذج لغرض.

ابدأ بالتقرير الأول الذي سوف تقوم بتأسيس قالب لـ. في ذلك المثال ، يعد توثيق تنبؤات المبيعات.

يلزم عليك أن تسأل نفسك ما هو مقصد القالب. الإجابة من إتجاه نظر القارئ ومن إتجاه نظر الكاتب.

من إتجاه نظر القارئ ، من الممكن أن يعاون توثيق تنبؤات المبيعات في إدارة الرصيد والتدفق النقدي للأشهر المقبلة. من إتجاه نظر الكاتب ، فإنه يمنح شعورًا بالأداء القائم لقسم المبيعات ومن الممكن مقارنته بالسنين الماضية.

هذه اللحظة اسأل نفسك ما هي أكثر أهمية البيانات التي يلزم أن تكون في التقرير. تَستطيع تضمين تنبؤات لمندوبي المبيعات الفرديين وأرقام المبيعات من الأعوام الماضية.

تم اتخاذ قرار ما هي البيانات التي يلزم إدخالها يدويًا وما الذي من الممكن أن يتم آليًا في القالب. تلك الخطوة هامة لأنها ستجبرك على البصر في أي عدم جدارة في تأسيس التقرير. تَستطيع عقب هذا التخلص منها.

إذا وجدت أن هناك حقولًا في تقريرك مفتوحة للتأويل ، فستحتاج إلى التأكيد على أن تلك الحقول قد أضافت نصائح للمستخدمين.

هذه اللحظة بعدما لديك تلك البيانات ، فقد حان الوقت لبدء تصميم التقرير. في تلك الخطوة ، من الهام التفكير من إتجاه نظر القارئ.

ما هي البيانات التي يرغبون في معرفتها أولاً؟ تَستطيع تصميم القالب بحيث تبرز البيانات الهامة بنص غامق أو مفاضلة بارز. ثم تَستطيع تحديد الخطوط وكمية الخط وموضع الشعار والحجم.

تَستطيع أيضًا تحديد هوامش التقارير وما يأتي ذلك في رؤوس الصفحات وتذييلاتها. قد تضطر إلى العودة إلى قسم التسويق أو كتاب العلامة التجارية لشركتك لتلك الخطوة.

إرسال تعليق

0 تعليقات